Si vous prévoyez de faire un voyage d’affaires, il y a de fortes chances que vous ayez besoin d’une voiture avec chauffeur pour l’ensemble du trajet. Vous devez également prendre en considération le fait que votre employeur vous remboursera ou non cette dépense. Cependant, la majorité des entreprises ne remboursent pas forcément les frais de voiture avec chauffeur. Que faut-il faire alors pour obtenir la prise en charge de vos courses VTC ?
Est-il possible d’être remboursé pour une course en voiture avec chauffeur ?
Oui, il est possible d’être remboursé pour une voiture avec chauffeur même si le déplacement en VTC offre plus de confort que le trajet avec un moyen de transport ordinaire. Toutefois, tout dépend de la politique de votre entreprise, vous devrez ou non obtenir des reçus pour les dépenses liées à la voiture. Sachez que certaines entreprises autorisent l’utilisation d’un compte de dépenses, ce qui permet d’être remboursé sans reçus, tandis que d’autres peuvent exiger des reçus. Si vous n’êtes pas sûr, vous devez demander à votre service des ressources humaines avant d’entreprendre votre voyage.
Conditions requises pour le remboursement d’une course en VTC
Une course en voiture avec chauffeur est un service fourni par une entreprise offrant des services de véhicule avec chauffeur comme CP PRIVILÈGE. De plus, selon le code de pratiques publié par l’Association internationale des chefs de police, les services de VTC sont considérés comme un déplacement professionnel et doivent donc être remboursés. Ceci est valable pour tout type de service de voiture, qu’il s’agisse d’un SUV ou d’une berline de luxe. Vous pouvez être remboursé pour la voiture, le carburant et les frais de chauffeur. Si vous disposez d’une voiture avec chauffeur, vous pouvez être remboursé sur la base des frais réels ou du kilométrage.
Comment se faire rembourser les frais de voiture avec chauffeur ?
La première chose à faire est de savoir si vous pouvez être remboursé pour les frais liés à la voiture et au chauffeur. Sachez que cela peut être une option pour certaines personnes, mais il faut garder à l’esprit que ce n’est pas possible pour tout le monde. Ensuite, vous devrez vous renseigner pour savoir si vous pouvez être remboursé sur une base kilométrique. C’est une bonne méthode à envisager si vous n’êtes pas certain de pouvoir être remboursé. C’est également une bonne option si vous souhaitez utiliser la voiture à des fins professionnelles sans avoir à vous soucier de recevoir une facture.
Quels sont les justificatifs à fournir pour obtenir le remboursement d’un déplacement en VTC ?
Commençons par l’obligation d’avoir une note de frais. Si vous en avez une, vous n’avez pas besoin de fournir de justificatifs. Si vous n’avez pas de compte, vous pouvez toujours suivre les dépenses liées au déplacement avec une voiture avec chauffeur. Si vous n’avez pas de compte de dépenses, vous devrez fournir des reçus pour les éléments suivants :
– Le coût de la voiture et le coût de l’essence qui pourra être remboursé pour le montant réel dépensé ou vous sur la base du kilométrage ;
– Si vous êtes remboursé sur une base kilométrique, n’oubliez pas d’inclure le carburant ;
– N’oubliez pas d’indiquer le nom de votre chauffeur de taxi VTC et le numéro qui lui est attribué ;
– Il est important de noter le nom de la station où le véhicule a été ravitaillé pour pouvoir être remboursé.
Bref, les services de VTC sont un moyen pratique de se rendre au travail, mais ils peuvent ne pas donner droit à une déduction fiscale. À noter que les petits services de voiture peuvent ne pas exiger que vous ayez des reçus pour vos dépenses, alors assurez-vous de le vérifier auprès de la société avant de demander un remboursement. Toutefois, il est important de garder à l’esprit qu’il peut s’écouler un certain temps, avant que vous ne voyiez les bénéfices, alors ne vous découragez pas si le retour n’est pas immédiat.
